Kirjoitin taannoin Energiasyöpöistä – ihmisistä ja asioista, jotka vievät sinulta energiaasi. Tänään kerron Aikavarkaistasi. Ajankäytön tehostaminen on suurelta osin omissa käsissämme. Meidän päivittäiset toimintatapamme ovat usein varsin syvälle juurtuneita. Toimimme ikään kuin ”automaattiohjauksella”, mikäli emme tietoisesti tarkkaile toimintaamme ja pyri sitten pääsemään eroon tietyistä aikaa vievistä toiminnoista. Vaatii halua katsoa tietoisuudella ja rehellisesti omia toimintatapojaan ja sitten tunnustaa itselleen omat luontaiset ominaisuutensa. Aikavarkaitasi ovatkin siten kaikki sellaiset tekemiset, joiden tekemiseen menee sinun huomaamattasi turhan paljon aikaa.
Lue alla oleva lista Aikavarkaista huolellisesti. Tunnustele kunkin Aikavarkaan kohdalla, onko tämä juuri sinun Aikavarkaasi. Listalta löydät helposti myös muiden, työkavereidesi, puolisosi jne. Aikavarkaat, mutta nyt on tarkoitus keskittyä sinun omiin varkaisiisi. Rastita tai ympäröi listalta ne Aikavarkaat, jotka vievät sinun aikaasi. Jatka luetteloa tarvittaessa. Voit vetää yli ne, jotka eivät ole sinun varkaitasi.
Mitkä ovat sinun Aikavarkaitasi?
- Tiedonhalu: ehdoton halu nähdä, kuulla ja tietää kaikki asiat
- Perfektionismi: kiinnitän liikaa huomiota yksityiskohtiin ja hion niitä turhaan täydellisiksi
- Turhat/tehottomat kokoukset
- Arkistoidun materiaalin tai tiedon etsiminen
- Netissä surffailu
- Suunnitelmallisuuden puute ajankäytössä
- Keskeytykset ja yllätykset päivän aikana
- Muistiin luottaminen muistiinpanojen sijasta
- Muistiinpanojen ja aineistojen sekamelska, huono arkistointi
- Epämiellyttävien tehtävien lykkääminen
- Tarpeeton viivyttely pikkuasioissa
- Parasta aikaa ei käytetä tärkeimpiin tehtäviin
- Tehtävien kesken jättäminen tarpeettomasti ja uusien aloittaminen kesken toisen tehtävän
- Otan liian helposti muiden tehtävät hoidettavakseni
- Puutteellinen tai huono delegointi
- Ongelmien yksin murehtiminen
- Keskittyneen kuuntelun ja vuorovaikutuksen vähäisyys
- Lähiympäristö ei ole tietoinen omasta aikataulustani
- Kontakti- ym. tietojen järjestelyt ja saatavuus
- Mietin samaa asiaa liian moneen kertaan, päättämättömyys
- Taukojen ja puheluiden venyminen, ”jaarittelu”
- Omien lepohetkien puute
- Aloitan liian monet asiat aivan alusta
- En osaa sanoa EI
- Käsitys asiakkaitteni todellisista odotuksista on epäselvä
- Käsitys työtovereitteni ja esimiesteni odotuksista on epäselvä
- Murehdin ja huolehdin tekemättömiä töitä
- Lähtökitka: en saa aloitettua jotain hankalaa ja haasteellista tehtävää
Oliko helppo vai vaikea tehtävä? Valmennuksissani ihmiset löytävät yleensä yllättävän helposti omat Aikavarkaansa. Nyt voit valita kaikista valitsemistasi varkaista kolme sinulle kaikkein haasteellisinta, pahinta Aikavarastasi:
1.___________________________________________________________________
2.___________________________________________________________________
3.___________________________________________________________________
Tämä jatkuva, hedelmätön huolehtiminen
tekemättömistä töistä on suurin
yksittäinen aika- ja energiasyöppö.
Kerry Gleeson
Aikavarkaidesi muuttaminen uusiksi toimintatavoiksi
Aikaisemmin valmennuksissani annoin valmennettavieni itse miettiä ja muuttaa pahimmat Aikavarkaansa toimintatavan muutoksiksi. Se kuitenkin osoittautui yllättävän vaikeaksi. Nyt olenkin kääntänyt kaikki Aikavarkaat valmiiksi toimintatapojen muutoksiksi. Lue hyvin kaikki sinun Aikavarkaasi, erityisen hyvin ne kolme pahinta Aikavarastasi, mutta ehkä koko luettelon läpi lukeminen syventyen antaa vinkkejä kaikkien Aikavarkaiden häätämiseksi:
- Keskityn 100 % omiin tehtäviini.
- Teen edelleen tärkeät asiat hyvin, opettelen tekemään vähemmän tärkeät asiat riittävän hyvin. Tuloksen kannalta vähäpätöisille tehtäville riittää, että ne on tehty.
- Tehostan osaltani kokouskäytäntöjä. Harkitsen, onko minun osallistuttava kaikkiin kokouksiin.
- Kehitän toimivan arkistointijärjestelmän, jota ylläpidän säännöllisesti. (Vinkki: David Allen: Kerralla valmista – kirjassa, Bazar Kustannus Oy 2008, on runsaasti hyviä vinkkejä toimivien arkistointijärjestelmien luomiseksi).
- Kiinnitän huomiota netissä viettämääni aikaan. Vältän turhaa surffailua kokonaan.
- Suunnittelen työni hyvin, perjantaisin päivitän seuraavan viikon työlistan.
- Pyrin mahdollisuuksien mukaan luomaan itselleni keskeytyksetöntä työaikaa. (Suljen oven, en ota puheluita, en vastaa kännykkään, en myöskään katso sähköpostejani).
- Kirjoitan asioita ylös kokouksissa ja puheluiden/tapaamisten aikana. (Pidä kirjaamisvälineesi: lehtiösi tai sähköinen järjestelmäsi aina käden ulottuvilla).
- Luon itselleni toimivan systeemin (koneelle tai vihkoon tms), josta löydän kaikki asiat yhdestä paikasta
- Opetan itseni tekemään hankalat asiat heti aamusta ja muutoinkin tartun hankaliin tehtäviin heti.
- Pikkuasioissa toimii hyvin ”TEE SE HETI”, se ei silloin kuormita muistia ja saan asioita eteenpäin. Jos tehtävän tekemiseen menee alle 2 min, tee se heti. Mikäli tekemiseen menee yli 2 min, mieti, pitääkö sinun tehdä se vai voiko sen delegoida. Jos sinun pitää tehdä se itse, mieti, milloin teet sen.
- Hyödynnän luontaisen tehokkaan työaikani (useilla klo 9-11.00) ja teen tärkeimmät työni silloin. Sovin myös tärkeimmät tapaamiseni tähän ajankohtaan.
- Teen asiat mahdollisuuksien mukaan kerralla loppuun asti.
- Minun ei tarvitse yksin tehdä kaikkea. Mikäli organisaatiossa on paljon ”ei kenenkään töitä”, jotka tunnolliset työntekijät yleensä tekevät, pohtikaa organisaatiossa toimenkuvat uusiksi. Opettelen jämäkkyyttä sekä sanomaan ”EI”.
- Investoin delegoimiseen – siihen menee aluksi aikaa, mutta lopulta se säästää aikaani tuloksen ja tulevaisuuden kannalta tärkeimpiin töihin.
- Hyödynnän työyhteisön tuen ja opettelen kommunikoimaan suoraan asioista.
- Kuuntelen ja keskityn 100% kun minulle puhutaan (en tee mitään muuta samaan aikaan). Keskityn myös kokouksissa ja tapaamisissa käsiteltäviin asioihin. (Lue lisää kuuntelusta)
- Opetan kollegoille, asiakkaille jne. että tarvitsen asioiden tekemiseen kohtuullisen työstöajan. Kiinnitän erityistä huomiota siihen, miten ilmaisen asian. Voin sanoa sen napakasti ja jämäkästi ja silti ystävällisesti.
- Luon toimivan järjestelmän, manuaalisen tai koneelle, josta löydän yhteystiedot.
- Opettelen kantamaan vastuun tekemistäni päätöksistä. En turhaan pyri hyväksyttämään kaikkia asioita esimiehelläni. Vältän siten kuormittamasta esimiestäni turhaan.
- Kiinnitän huomiota taukojeni ja puheluideni kestoon, mieluummin usein pieniä taukoja kuin harvoin pitkä tauko.
- Tiedostan, että tauot ja rentoutushetket auttavat minua jaksamaan.
- Kun teen asiat kerralla ja ajallaan loppuun asti, minun ei tarvitse aina palata niihin uudestaan.
- Opettelen sanomaan ”EI”, jämäkästi ja ilman syyllisyyttä.
- Selvitän asiakkaideni todelliset odotukset.
- Otan selvää, mitä työtoverini ja esimieheni minulta odottavat. Avoin ja suora vuorovaikutus sekä aktiivinen kuuntelu auttavat minua tässä.
- Tiedän, että huolehtiminen ja murehtiminen vain kuluttavat energiaani turhaan. Murehtimisen sijaan tartun toimeen!
- Kun tunnistan lähtökitkani, ”pakotan” itseni toimintaan asioiden siirtämisen sijaan. Inspiraatio ja tekemisen ilo seuraavat automaattisesti tekemistä, kunhan vain ensin aloitan ja syvennyn.
Oliko tämä jälkimmäinen listaus hiukan toisenlainen sisällöltään?
Tutkaile siis Aikavarkaitasi, suhtaudu omiin ominaisuuksiisi hyväksyvästi ja huumorilla (lähtökitkaan, arkistointikaaokseen, EI:n sanomisen vaikeuteen jne). Kun olet tiedostanut toimintatapasi, opettele sitten tietoisesti toimimaan toisin. Silloin otat oman ajankäyttösi enemmän omiin käsiisi. Siten ajanhallinnan tunteesi kasvaa, tunnet olevasi enemmän tilanteen herra ja stressin kokeminen vähenee.
Mikäli työyhteisössänne kaivataan vaikuttavaa valmennusta esim. ajanhallinnan haasteisiin tai tiimi- ja vuorovaikutustaitoihin, pyydä sisältöehdotus ja tarjous juuri teille sopivasta valmennuksesta!
