Single Blog

Lisää suunnitteluun käyttämääsi aikaa, saat enemmän aikaiseksi helpommalla – 3 ajanhallintavinkkiä

To-do list
Mitä enemmän on mielessäsi, sitä vähemmän saat aikaiseksi.  – David Allen – 

Pyöriikö päässäsi tekemättömät työt? Heräätkö öisin ja mietit tekemättömiä töitä? Tai herättyäsi muistat kauhistuneena unohtaneesi jotain tärkeää? Vai tuntuvatko työpäiväsi menevän tulipalojen sammuttamiseen, eikä niihin tärkeimpiin asioihin?

Näillä muutamalla helpolla ajanhallinta- ja priorisointivinkillä lisäät suunnitteluun käyttämääsi aikaa, mielesi kuormittuminen vähenee ja saat enemmän “mielikapasiteettia” asioiden prosessointiin. Siten saat enemmän aikaiseksi helpommalla ja vähemmällä stressillä.

1. Aloita työpäiväsi 5-15 minuutin suunnitteluhetkellä

Ennenkuin aloitat päivän työsi, käytä 5-15 minuuttia sen päivän ja samalla seuraavien päivien töiden suunnitteluun ja kalenterointiin. Mieti esimerkiksi Top 3 tärkeintä (huom! ei välttämättä kiireellisintä) tehtävää, jotka haluat saada sinä päivänä eteenpäin tai valmiiksi. Suunnittele samalla töitäsi viikkotasolla, ei vain päivätasolla. Kokonaisuuden hahmottamiskykysi kasvaa, kun suunnittelet asioita viikkotasolla.

Tehtävälistan, to-do-listan. ylläpitäminen kannattaa kuitenkin tehdä päivittäin ja esimerkiksi perjantai-iltapäivisin on loistava aika katsella myös tulevien viikkojen töitä ja sijoittaa niitä kalenteriin sekä tehtävälistalle. Tehtävälistan tavoitteena on tyhjentää mieli tekemättömistä töistä ja samalla luoda prosessointikapasiteettia, tyhjää tilaa, mieleen. 

2. Käytä luontaisesti tehokkain työaikasi tärkeimpiin tehtäviin

Onko sinulle koskaan käynyt niin, että olet tehnyt hienon tehtävälistan, mutta huomaat, ettet lounaaseen mennessä ole taaskaan tehnyt niitä tehtävälistallasi olevia tärkeimpiä tehtäviä vaan aikasi on mennyt esimerkiksi sähköpostiviestittelyyn tai muuhun “ei-niin-tärkeään”? Mietipä hetki, mihin aikaan päivästä olet tehokkaimmillasi?

  • Oletko aamuihminen  – saat aamuisin klo 7.00-9.00 paljon aikaiseksi?
  • Vai oletko kenties aamupäivisin klo 9.00-11.00 tehokkaimmillasi – kuten monet meistä ovat?
  • Tai ehkä oletkin iltapäivällä parhaimmillasi, esimerkiksi klo 14.00-16.00?
  • Ja oikein iltavirkut saattavat olla tuotteliaimpia vaikkapa vasta klo 18.00 eteenpäin?

Olennaista on tunnistaa se, milloin sinulla on se luontaisesti tehokkain työaika – ja tehdä silloin ne kaikkein tärkeimmät työtehtävät. Tulet yllättymään, miten paljon saatkaan aikaan luontaisesti tehokkaana työaikanasi. Silloin sinun kannattaa myös minimoida häiriötekijät: mahdollisuuksien mukaan ole katsomatta sähköposteja (hälytys pois!), puhelin äänettömälle ja vaikka työhuoneen ovi – jos sinulla sellainen on – hetkeksi kiinni. Kun saat rauhassa, tehokkaana työaikanasi keskittyä tärkeimpiin tehtäviin, tuloksellisuuteesi kasvaa ja stressitasosi laskee, kun teet oikeita asioita, eivätkä ne tekemättöminä paina mieltäsi.

3. Kysy itseltäsi aamulla ensimmäiseksi “Mikä on tärkeintä tänään?” ja monta kertaa päivän aikana “Mikä on tärkeintä seuraavaksi?”

Vahemman_stressia_enemman_rentoutta
Vähemmän stressiä, enemmän tuloksia

Näinä kiireisinä aikoina menemme usein asioiden “kiireellisyysansaan”. Läheskään kaikki asiat, jotka ovat ns. kiireellisiä, eivät kuitenkaan ole tuloksen, tavoitteen toteutumisen tai tulevaisuuden menestymisen kannalta niitä tärkeimpiä (lue lisää tästä aiheesta aiemmasta blogistani). Sen takia on tärkeää, että pysähdyt useasti päivän aikana ja kysyt itseltäsi “Mikä on tärkeintä seuraavaksi?”. Saat tuon työpöydälläsi ja päässäsi vellovan kaaoksen järjestykseen, kun löydät sen sillä hetkellä tärkeimmän työtehtävän. Samoin kysymyksen “Mikä on tärkeintä tänään?” lisääminen aamurutiineihisi lähtee ohjaamaan päivääsi kohti tärkeimpiä ja tuloksen kannalta oikeita tehtäviä.

 

Lisää ajanhallintavinkkejä löydät myös Tehokas ajankäyttö – vähemmän stressiä, enemmän tuloksia kirjastani.

Mitkä ovat sinun hyväksi havaisemat ajanhallinnan vinkkisi?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Comments (0)

Post a Comment